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Comment se calcule les indemnités de congés payés

Après une longue période de travail, il est tout à fait normal que les employés prennent un peu de temps pour se reposer. C’est ce qui explique l’instauration des congés payés. Leur calcul peut se faire de différentes manières. Découvrez dans cet article comment calculer les congés payés.

A propos des congés payés

Tous les salariés ont droit à des congés payés quelle que soit la forme de leur contrat (contrat à durée déterminée, contrat à durée indéterminée, contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation, à temps plein ou à temps partiel). Un employé a droit à 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, ce qui équivaut à 30 jours de congés annuel sur la période de référence. Il existe des entreprises qui calculent les congés payés en jours ouvrés.

La période de référence légale pour le calcul des congés payés débute le 01/06 et prend fin le 31/05 de l’an suivant. Une autre période de référence peut être fixée par un accord d’entreprise ou d’établissement ou à défaut, une convention ou un accord de branche. Il est important de distinguer les congés acquis de la dernière période de référence et les congés en cours d’acquisition de la période de référence en cours.

Les droits aux congés payés sont maintenus jusqu’à la fin de la période de référence de l’an N+2. Ils sont normalement perdus si cette période passe. Toutefois, il est possible de les reporter à l’an suivant lorsque l’employeur l’autorise ou lorsque pour des raisons diverses l’employé ne peut pas les prendre. Cela est aussi possible en cas de temps de travail annualisé.

Rappel sur les notions de jours ouvrables et de jours ouvrés

Les jours ouvrés et les jours ouvrables jouent un grand rôle dans le décompte des congés payés. Les jours ouvrables sous-entendent tous les potentiels jours d’ouverture de l’entreprise sauf les jours fériés et les jours de repos en semaine (le dimanche). Une semaine comprend donc 6 jours ouvrables (lundi au samedi). En ce qui concerne les jours ouvrés, il s’agit des jours de travail effectif de l’entreprise à savoir du lundi au vendredi.

Qu’est-ce que l’indemnité de congés payés ?

L’indemnité de congés payés est octroyée à un salarié qui prend quelques jours de repos au travail. Il permet à l’employé de ne pas subir des pertes de rémunération à cause de son absence. En outre, lorsque le salarié ne travaille plus dans l’entreprise, il doit percevoir une indemnité compensatrice sur les congés non pris. Si une convention collective prévoit une indemnité conventionnelle de congés, l’employeur est tenu de l’appliquer.

Comment calculer l’indemnité de congés payés ?

L’indemnité de congé payé est déterminée sur la base de la rémunération du salarié lorsqu’il travaille normalement dans l’entreprise. Il existe plusieurs méthodes de calcul de congés payés. Avant de les exposer, il est important de connaitre la base de calcul. Elle prend en compte le salaire de base et les majorations issues des heures supplémentaires ou du travail de nuit.

Elle prend aussi en compte le salaire de substitution issu des congés de paternité, maternité, arrêt maladie, arrêt travail pour raison de maladie professionnelle ou d’accident de travail sans oublier les congés payés de l’année précédente. Les primes d’astreinte, d’ancienneté, d’assiduité et d’expatriation, les commissions perçues et les avantages en nature sont aussi inclus dans la base de calcul de l’indemnité des congés.

Il existe des primes qui ne sont pas prises en compte dans le calcul de la rémunération de référence. C’est le cas des primes de fin d’année, des primes d’intéressement, de bilan, de participation et du 13ème mois. Deux méthodes de calcul de congés payés sont prévues par la loi. Il s’agit de la méthode du 10ème et la méthode du maintien de salaire. La méthode retenue est celle qui arrange le salarié. L’indemnité ne peut pas être en dessous du salaire que devrait percevoir le salarié et doit être supérieur ou égal au dixième des salaires perçus par l’employé pendant la période de référence.

La méthode du maintien de salaire

Ici, l’indemnité de congés payés ne peut être inférieure à la rémunération qu’aurait perçue le salarié s’il avait travaillé. Pour les employés à temps partiel, il faut considérer le volume d’activité. Si le salarié est absent, il faut tenir compte du volume horaire journalier de travail effectué, du nombre effectif de jours ouvrables ou le nombre moyen de jours ouvrables (ou ouvré) et du nombre de jours ouvrables ou ouvrés d’absence en raison des congés payés.

Afin de calculer l’absence, les entreprises peuvent se servir de diverses méthodes. Il s’agit du calcul en jours ouvrés réels, jours ouvrables réels, jours ouvrés moyen, jours ouvrables moyens, jours calendaires réels et jours calendaires moyens. Le calcul en heures réelles et le calcul en heures moyennes sont aussi une option. La dernière méthode est celle préconisée par la Cour de Cassation. Toutefois, plusieurs entreprises utilisent la méthode en jours ouvrés ou ouvrables moyens.

La méthode en nombre de jours moyens ouvrables du mois soit 26 jours est simple. Le calcul se fait de la façon suivante : salaire permanent/ nombre de jours ouvrables du mois x nombre de jours de congés ouvrables pris.

Exemple : Un salarié est rémunéré à 1000 euros brut par mois (soit 12000 euros brut pour la période de référence) et décide de prendre 10 jours ouvrables de congés payés. Il aurait normalement travaillé 5 heures par jours ouvrable soit 5 x 26=130 heures. Pour 10 jours ouvrables d’absence, le salarié devrait effectuer 5 x 10= 50 heures de travail. Le montant des indemnités pour congés payés est donc égal à 1000 x (5×10) heures de travail / (5×26) heures de travail soit 384,62 euros.

Cette méthode de calcul conduit à 1000/26 ouvrables dans le mois x 10 jours de congés pris=384,62.

La méthode du 10ème

Ici, l’indemnité de congés payés est égale à 1/10 de la rémunération brute de la période de référence d’acquisition des congés payés. Seuls les éléments de salaire qui rémunèrent une période travaillée sont à prendre en compte dans la base de calcul. Les primes exceptionnelles non obligatoires sont à exclure de cette base. Il en de même pour les primes annuelles ou trimestrielles qui couvrent des périodes de travail et des congés payés à l’image de la prime de 13ème mois.

Pour cette méthode, la formule est la suivante : (rémunération brute perçue durant la période de référence / 10) x (nombre de jours de congés ouvrables / 2,5 x nombre de mois travaillés). En reprenant l’exemple précédent, le salarié a perçu 12000 euros pendant la période de référence. S’il prend 10 jours ouvrables de congés payés, son indemnité de congés sera de (12000 euros de rémunération brute annuelle / 10) x (10 jours ouvrables de congés pris / 30 jours ouvrables de congés acquis) soit 400 euros.

Il est évident que cette méthode est plus favorable à l’employé. L’employeur doit donc la retenir dans ce cas. Lorsque le salarié n’est pas présent pendant toute la période de référence, il faut multiplier la rémunération brute par le nombre de mois de présence.

Indemnités compensatrices de congé payé en fin de contrat

Quand le contrat de travail est rompu et le salarié n’a pas pu profiter de ses congés payés acquises pendant la période de référence, l’employeur peut l’amener à prendre ses congés durant la période de préavis sans le forcer. Il a aussi la possibilité de payer une indemnité compensatrice de congés. Cette indemnité permet de compenser la perte des droits acquis. Son calcul est important pour le calcul de tout compte s’il y a rupture du contrat de travail.

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