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Heures de délégation : fonctionnement, nombre prévu, conseils

Lorsque le CSE est mis en place dans l’entreprise, les élus obtiennent un crédit d’heures appelé heures de délégation. Il n’est pas rare de se poser certaines questions à ce sujet. Découvrez dans cet article toutes les informations nécessaires sur le sujet.

Qu’est-ce que les heures de délégation ?                           

Les heures de délégation sont octroyées par l’employeur aux représentants du personnel élus par les salariés. Elles sont aussi accordées aux salariés désignés par les organisations syndicales représentatives qui se trouvent dans l’entreprise. Elles permettent la libre circulation aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise. Les heures de délégation sont importantes pour l’exercice des fonctions des bénéficiaires.

Quel nombre d’heures faut-il attribuer ?

Le nombre d’heures de délégation à attribuer varie en fonction du mandat et de l’effectif de l’entreprise. En dehors des heures légales, des accords de branche, d’entreprise, des usages ou une décision de l’employeur peuvent prendre des dispositions beaucoup plus favorables.

Pour les membres titulaires du CSE, le nombre d’heures de délégation est de 10 si l’effectif de l’entreprise est compris entre 11 et 49. Si cet effectif varie entre 50 et 74, 18 heures sont accordées. Ce chiffre  passe à 21 quand l’effectif est compris 100 et 199 et à 22 pour un effectif compris entre 200 et 499. Pour un effectif de 500 à 1499, le nombre d’heures est de 24. Plus l’effectif de l’entreprise augmente, plus le nombre d’heures de délégation augmente comme le présente le tableau ci-dessous.

Pour une raison ou une autre, le crédit d’heures légal peut connaître d’augmentation. En ce qui concerne les délégués syndicaux, ils sont désignés par les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise. Ces dernières doivent avoir au minimum 10% des voix sur leur candidature au premier tour des élections. Les délégués syndicaux peuvent négocier des accords d’entreprise. Le nombre d’heures de délégation par mois est de 12 pour un effectif de 50 à 150 et de 18 pour un effectif de 151 à 499. Ce nombre passe à 24 pour un effectif compris entre 500 et 1999 et pour un effectif supérieur à 2000.

Un crédit d’heure annuel global supplémentaire est accordé aux délégués syndicaux chargés de négocier des conventions ou des accords d’entreprise. En outre, dans les entreprises ayant au moins 501 salariés, le nombre d’heures de délégation des représentants syndicaux au CSE ne peut excéder 20 heures par mois. Toutefois, des circonstances exceptionnelles peuvent entrainer le dépassement de cette limite.

A propos des heures de réunion

Certaines heures de réunion ne font pas partie du crédit d’heures. Il s’agit des réunions organisées par l’employeur à l’image des réunions mensuelles du CSE ou encore des réunions des autres commissions du CSE. A noter que les réunions de la commission santé, sécurité et condition de travail obligatoire dans les CSE des entreprises d’au moins 300 salariés ne doivent pas être décomptées du crédit d’heures. C’est également le cas du temps écoulé en cas d’alerte pour risque grave et imminent.

S’il n’y a pas un accord d’entreprise plus favorable, le temps passé pour une réunion préparatoire en absence de l’employeur fait partie du crédit d’heures.

Est-il possible pour l’employeur de refuser des heures de délégation ?   

Il n’est pas nécessaire pour l’élu de demander l’autorisation de son employeur pour se servir de ses heures de délégation. De même, il n’a pas à demander son autorisation pour quitter son poste de travail afin d’exercer ses fonctions de représentant. Il faut souligner que le représentant n’a pas la possibilité de changer tout seul ses heures de travail sans l’accord de l’employeur. L’exigence de l’autorisation préalable par l’employeur l’expose à des sanctions.

Si l’autorisation préalable est interdite, il n’en demeure pas moins que l’information préalable est possible. Plusieurs possibilités sont envisageables comme l’avertissement du supérieur en début et en fin de mission, le recours à un registre écrit ou encore la mise en place de bons de délégation en concertation avec les représentants du personnel.

L’élu a-t-il l’obligation de justifier ses heures de délégation ?

L’élu n’est pas obligé de justifier ses heures de délégation. Il a la possibilité de s’en servir librement si leur usage concerne l’exercice de ses mandats. Toutefois, si l’usage des heures est contesté par l’employeur devant le Conseil des Prud’hommes, l’élu peut être obligé de justifier l’utilisation. Dans le cas où il utilise de façon irrégulière les heures, il est obligé de les rembourser à son employeur. Une utilisation frauduleuse expose l’élu à des sanctions disciplinaires. Elles peuvent constituer un licenciement.

Le contrôle des heures de délégation par l’employeur

L’employeur ne peut pas effectuer à priori un contrôle des heures de délégation. Toutefois, le moindre doute sur leur usage lui permet de faire une contestation. En effet, si l’employeur se rend compte que les heures ne sont pas utilisées pour l’exercice du mandat de l’élu, il peut saisir le Conseil des Prud’hommes. Il doit d’abord demander à l’élu des explications sur l’usage du crédit d’heures. Si ce dernier refuse d’apporter des éclaircissements, l’employeur devra alors saisir le juge des référés.

Après cela, l’employeur a la possibilité de demander à l’élu de rembourser les heures de délégation qui ne sont pas utilisées dans le cadre de ses missions. L’employeur doit être sûr des raisons que l’amènent à contester l’usage des heures de délégation. En effet, s’il s’agit d’une contestation infondée, il sera condamné à des dommages et intérêts en réparation du préjudice moral et matériel causé à l’élu. L’employeur ne doit donc pas simplement affirmer que l’élu n’a pas utilisé ses heures de délégation en conformité avec son mandat sans preuves.

L’impact de ses heures sur le bulletin de salaire

Les heures de délégation sont considérées comme du travail effectif et sont ainsi payées. En cas de contestation devant le Conseil des Prud’hommes, l’employeur doit les payer. Il est interdit de les inscrire sur le bulletin de paie. Toutefois, la nature et le montant de l’activité de représentation doivent être mentionnés sur une fiche annexe. Cette dernière doit avoir une valeur égale au bulletin de paie. Cette fiche n’est remise que si l’utilisation du crédit d’heures intervient dans le mois.

En ce qui concerne le bulletin de paie informatisé, l’interdiction de mentionner dessus les heures de délégation et la remise obligatoire d’une fiche annexe sont requis dans deux conditions. Il faut que la codification utilisée soit portée à la connaissance de l’entreprise et du salarié uniquement et qu’une fiche explicative soit remise au salarié.

Le délai de prévenance pour l’usage des heures

Les élus peuvent être amenés à respecter un délai de prévenance. Il varie d’une nature de travail à une autre et d’un poste à un autre. Il ne s’agit pas d’un long délai. Il est possible de mettre en place  un registre ou encore des bons de délégation. Ainsi, l’employeur est tenu informé de la volonté du salarié d’utiliser des heures de délégation durant le mois. Toutefois, les bons de délégation ne sont pas destinés à instaurer une autorisation préalable.

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